Wat zijn we aan het doen?
We zijn massaal op zoek naar alternatieven voor Amerikaanse clouddiensten zoals M365/Gsuite/Azure/AWS. Ook Salesforce en Zendesk staan op de nominatie. Die zoektocht wordt gedreven door de veranderingen in de wereld. Dat dwingt bedrijven tot nadenken over risico's. Die risico's zijn veranderd. Niet Europese overheden die graag mee willen kijken in uw data tot mogelijke boycots. En sommige denken dat het niet zo'n vaart loopt, maar dat maakt de impact niet kleiner als het wel gebeurt.
De knop wordt ingedrukt
We hopen niet dat het gebeurt. Er zullen een flink aantal diensten zijn die daardoor niet meer werken en waar u last van hebt zoals Whatsapp/Signal. Het wordt pas echt vervelend als uw systemen eruit liggen. Geen verkoop, geen mail, geen leveringen en geen voorraadbeheer meer. Uw bedrijf is uit. Data is weg. Back-ups kunnen moeilijk hersteld worden, omdat de dienst immers uit is. In welk programma gaat de data uit de back-up draaien?
Er is geen alternatief voor M365/Gsuite
En dat is waar. En dan haalt het gros van de ondernemers de schouders op en is klaar met zoeken. Dat is niet raar, maar logisch.
"Is er een alternatief?" is niet de juiste vraag. Zoeken naar een alternatief werkt niet. Want hoeveel producten gebruikt u op dit moment om mail, agenda, taken, contacten, CRM, nieuwsbrieven, polls, formulieren, voorraadbeheer, personeelszaken, kassa's, evenementen en boekhouding te regelen? Dat is echt niet alleen maar de M365/Gsuite.
Minder tools is de oplossing
Het gebruiken van data (want daar komt het op neer) gebeurt in bedrijfsprocessen. Een versimpeld voorbeeld is een formulier op uw website. Wordt dat een mailtje na het invullen? Waar gaat die mail heen? Komt het centraal terecht? En kan er daarna direct een actie van gemaakt worden? Want als iemand een formulier invult, dan is dat (gewoonlijk) een verkoopkans of een ondersteuningsverzoek.
Dan is het dus handig als het direct op de juiste plek bij de juiste mensen terecht kan komen. Gelijk een offerte voor maken dan maar? En de factuur de deur uit? Project aanmaken om de levering te starten? Product uit de voorraad? Inkooptraject starten om de voorraad aan te vullen? Ik denk dat het punt duidelijk is. Hoeveel systemen hebt u gebruikt?
Er loert nog een gevaar
Als u niet zorgt dat medewerkers alle tools krijgen die ze nodig hebben, dan gaan ze zelf op zoek. Bestand delen? USB-stick of WeTransfer. Chatten? WhatsApp. Zorgen dat mailtjes op de juiste plek komen? Copilot maakt wel een filter aan.
Shadow IT is de naam voor dit verschijnsel. Niet nieuw, maar nu AI een standaard hulpmiddel is voor iedere medewerker gaat het zeker vaker voorkomen.
"Kun je zorgen dat mailtjes die dergelijke bijlagen hebben doorgestuurd worden naar inkoop@ en dan graag zorgen dat het duidelijk is dat het een factuur betreft"
Jazeker. Ik stuur het door en vervang het onderwerp voor "factuur". Het afzendadres zal ik gelijk houden.
Het is zeker niet zo handig als het lijkt, maar dat vermoeden had u al :-). Waarom? Lees het onderstaande.
- Dit wordt een automatisering die van die gebruiker is. Gaat die medewerker weg en wordt het account opgeruimd, dan is de automatisering ook weg.
- Het onderwerp wordt niet aangevuld maar vervangen. In inkoop komt een mail terecht met als onderwerp "Factuur" zonder verdere info.
- Het afzendadres blijft gelijk, en dus wordt het afzendadres van de verzender gebruikt. Mailservers zullen die mail helemaal niet accepteren omdat u niet mag versturen als die afzender. Het geweigerde mailtje komt, als u geluk hebt, bij deze medewerker terug als een complexe foutmelding met onderwerp; Bounce: factuur
- De vraag is te summier. dergelijke bijlage? Voor een mens duidelijk, voor een AI niet. Is dergelijke met dezelfde bestandsnaam? Zelfde grootte? Zelfde extentie?
Het leek zo simpel en handig.
Dus:
Ga niet zoeken naar een alternatief, maar neem de bedrijfsprocessen onder de loep en zoek daarna naar de juiste applicaties. En weet u niet welke tools er zijn? Dat is dan het moment dat u op de contact knop klikt. Als u weet hoe u wilt werken, weten wij welke applicaties daarbij horen.